Termes de référence (TDR) : définition, plan type et conseils pour bien les rédiger
Recruter un consultant, lancer une étude ou commander des travaux : tout commence par des termes de référence. Des TDR flous attirent des offres hors sujet, retardent le projet et compliquent l’évaluation. Ce guide vous donne la structure attendue et les réflexes pour rédiger des TDR clairs du premier coup.
Qu’est-ce que des termes de référence ?
Les termes de référence (TDR, ou ToR en anglais) sont le document qui décrit ce que l’on attend d’une mission : pourquoi elle existe, ce qu’elle doit produire, dans quels délais et selon quels critères elle sera jugée. Ils servent à la fois de cahier des charges pour le prestataire et de base contractuelle pour le commanditaire.
Quand faut-il rédiger des TDR ?
- Recrutement d’un consultant individuel ou d’un cabinet
- Études de faisabilité, études techniques, audits et évaluations de projet
- Formations et ateliers
- Travaux et fournitures, souvent en complément d’un dossier d’appel d’offres
Le plan type des TDR en 12 parties
- Contexte et justification : le projet, le problème à résoudre, pourquoi maintenant.
- Objectif général : la finalité de la mission, en une phrase.
- Objectifs spécifiques : 3 à 5 objectifs concrets et vérifiables.
- Résultats attendus : ce qui doit avoir changé à la fin de la mission.
- Étendue de la mission et tâches : le périmètre géographique et technique, et la liste des activités.
- Méthodologie : l’approche attendue, ou une méthodologie à proposer par le candidat.
- Livrables : chaque document à remettre, avec son format et sa date.
- Durée et calendrier : la durée totale, les étapes clés et les réunions de validation.
- Profil recherché : les diplômes, les années d’expérience et les références similaires exigées.
- Organisation et pilotage : l’interlocuteur, le circuit de validation et les rapports d’avancement.
- Critères et grille d’évaluation : la pondération entre offre technique et offre financière.
- Modalités de soumission : les pièces à fournir, la date limite et l’adresse de dépôt.
Les erreurs qui font échouer des TDR
- Des objectifs vagues comme « améliorer la situation » : rien ne permet de mesurer le résultat.
- Des livrables sans format ni échéance : c’est la première source de litiges.
- Un calendrier irréaliste par rapport au volume de travail demandé.
- Une grille d’évaluation absente ou publiée après la réception des offres.
- Un copier-coller d’anciens TDR sans adapter le contexte.
5 conseils pour des TDR efficaces
- Rédigez les livrables avant les tâches : les tâches en découlent naturellement.
- Utilisez des verbes d’action mesurables : produire, former, cartographier, évaluer.
- Fixez un niveau de détail proportionné au budget de la mission.
- Faites relire les TDR par une personne extérieure au projet.
- Vérifiez que chaque objectif correspond à au moins un livrable.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre TDR et cahier des charges ?
Le cahier des charges décrit surtout un produit ou un ouvrage. Les TDR décrivent une mission : son contexte, ses objectifs et la manière d’évaluer le prestataire.
Quelle longueur pour des TDR ?
Souvent entre 4 et 10 pages pour une consultance. L’essentiel est que chaque rubrique du plan type soit présente.
Qui rédige les TDR ?
Le commanditaire, c’est-à-dire le chef de projet ou le service technique, souvent avec l’appui du service de passation des marchés.
Les TDR font-ils partie d’un dossier d’appel d’offres ?
Oui. Dans un appel d’offres, les TDR ou les spécifications techniques sont une des pièces du dossier, à côté des règles de dépôt, des critères d’évaluation et du futur contrat. Voir notre guide sur le dossier d’appel d’offres (DAO).
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