Plan d’engagement des parties prenantes (PEPP) : contenu et étapes pour le rédiger

Routes, barrages, électrification rurale, aires protégées : la plupart des projets financés par les bailleurs internationaux doivent prouver qu’ils informent et consultent les populations concernées. Le document qui organise cette démarche, c’est le plan d’engagement des parties prenantes (PEPP). Ce guide présente son contenu type, les étapes pour le rédiger et les erreurs qui le rendent inutilisable.

Qu’est-ce qu’un PEPP ?

Le plan d’engagement des parties prenantes décrit comment un projet va identifier, informer et consulter les personnes et les groupes concernés, du démarrage jusqu’à la clôture. Il précise qui consulter, sur quels sujets, par quels moyens, à quel moment, et comment les plaintes seront reçues et traitées.

Dans le cadre environnemental et social de la Banque mondiale, ce document répond à la norme environnementale et sociale n°10 (NES 10), consacrée à la mobilisation des parties prenantes et à l’information. On le trouve alors souvent sous le nom de plan de mobilisation des parties prenantes (PMPP). C’est un document vivant : il est mis à jour à mesure que le projet avance.

Quand faut-il un PEPP ?

• Pour les projets financés par des bailleurs qui l’exigent dans leurs politiques de sauvegarde environnementale et sociale.
• Pour les projets qui ont des impacts sur des communautés : infrastructures, énergie, agriculture, mines, gestion des ressources naturelles.
• Dès la préparation du projet : une première version est généralement demandée avant son approbation, puis elle est complétée en phase de mise en œuvre.

Le contenu type d’un PEPP en 10 parties

1. Présentation du projet : les objectifs, les composantes, la zone d’intervention et les risques environnementaux et sociaux principaux.
2. Consultations déjà menées : qui a été consulté, quand, et ce qui en est ressorti.
3. Identification et analyse des parties prenantes : les personnes touchées, les autres parties concernées et les groupes vulnérables.
4. Programme d’engagement : les objectifs, les méthodes et le calendrier pour chaque phase du projet.
5. Information et diffusion : les documents publiés, les lieux de diffusion et les langues utilisées.
6. Mesures pour les groupes vulnérables : comment garantir qu’ils puissent réellement s’exprimer.
7. Mécanisme de gestion des plaintes (MGP) : les canaux, les délais et les responsables du traitement.
8. Rôles, responsabilités et budget : qui met en œuvre le plan et avec quels moyens.
9. Suivi et rapports : les indicateurs et la manière de rendre compte aux parties prenantes.
10. Annexes : les procès-verbaux, les listes de présence et les formulaires.

Identifier les parties prenantes

On distingue habituellement trois catégories. Les parties touchées subissent directement les effets du projet : riverains, exploitants agricoles, commerçants. Les autres parties concernées ont un intérêt ou une influence : administrations, collectivités locales, ONG, chefferies traditionnelles. Les groupes vulnérables risquent d’être plus durement touchés ou moins entendus : femmes cheffes de ménage, personnes âgées, personnes vivant avec un handicap, jeunes sans emploi. Une matrice croisant le niveau d’influence et le niveau d’intérêt aide à choisir la bonne méthode de consultation pour chacun.

Le mécanisme de gestion des plaintes (MGP)

Le MGP permet à toute personne de signaler un problème lié au projet et d’obtenir une réponse. Il suit en général ces étapes :

1. Réception et enregistrement de la plainte, par plusieurs canaux : registre, téléphone, boîte à plaintes, comité local.
2. Accusé de réception au plaignant dans un délai annoncé.
3. Examen de la plainte et vérification sur le terrain si nécessaire.
4. Réponse et mise en œuvre de la solution retenue.
5. Recours possible si le plaignant n’est pas satisfait.
6. Clôture et archivage du dossier.

Le mécanisme doit être gratuit, accessible et connu des communautés. Les plaintes sensibles, notamment celles liées aux violences basées sur le genre, suivent un circuit confidentiel distinct.

Les erreurs qui affaiblissent un PEPP

• Un document générique, copié d’un autre projet sans analyse du contexte local.
• Des consultations sans preuves : ni procès-verbal, ni liste de présence, ni photos.
• Des groupes vulnérables oubliés ou simplement cités sans mesures concrètes.
• Un MGP sans délais ni responsables clairement nommés.
• Aucun budget prévu pour les activités d’engagement.
• Un plan jamais mis à jour après la phase de préparation.

5 conseils pour un PEPP utile

1. Partez des impacts réels du projet pour savoir qui consulter et sur quels sujets.
2. Choisissez des méthodes adaptées : réunions de village, focus groups séparés pour les femmes, langues locales.
3. Documentez chaque consultation le jour même, avec PV et liste de présence signés.
4. Donnez au MGP des délais précis et un registre tenu à jour.
5. Prévoyez un retour aux communautés pour montrer ce qui a changé grâce à leurs avis.

Questions fréquentes

PEPP ou PMPP : quelle différence ?
Il s’agit du même type de document. Le nom varie selon le bailleur et la traduction retenue : PMPP est le terme le plus courant dans les projets de la Banque mondiale.

Quelle différence avec une étude d’impact environnemental et social ?
L’étude d’impact évalue les effets du projet et prévoit les mesures pour les gérer. Le PEPP organise le dialogue avec les personnes concernées, y compris pendant la préparation de l’étude.

Qui rédige le PEPP ?
L’unité de gestion du projet, souvent avec l’appui d’un spécialiste en sauvegardes sociales ou d’un consultant. Pour recruter cet appui, voir notre guide sur les termes de référence.

Des modèles prêts à l’emploi pour gagner du temps

Le Kit PEPP & Sauvegardes réunit des modèles de plan d’engagement des parties prenantes, de mécanisme de gestion des plaintes, de procès-verbaux et de rapports de consultation. Il coûte 29 000 FCFA en paiement unique. Vous avez une question ? Écrivez-nous sur WhatsApp.